8.OCR機能について

PDFを生成AIモデルで解釈し、PDF内の任意の部分の情報をテキスト化しデータベースに登録することができます。登録したデータは、スマコレの機能でExcel出力やシステムへ直接連携が可能です。

※OCR機能はオプション機能の為、ご利用いただくにはご契約（別費用）が必要となります。
　ご利用をご希望になられる場合は、営業担当者までお気軽にご連絡ください。

8-1 接続定義設定

スマコレのOCR機能では、生成AIモデルと連携して画像データからテキストの読み取りを行う為、AIモデルとの接続が必要となります。
接続登録は、スマコレのポータルサイト（Web）に管理者でログインし、ポータル画面の「接続定義」メニューをクリックします。

つづいて「OCR接続定義」メニューをクリックします。

「OCR接続定義一覧画面」が表示されます。
「新規作成」をクリックします。

「OCR接続定義登録画面」が表示されます。各設定項目に生成AI登録に必要な情報を入力してください。

AI区分	生成AIの種別を選択します。現在選択可能な種別はGeminiのみとなっております。 Gemini以外の利用をご希望の場合はご連絡ください。
接続定義名	定義内容を判別するための名称を入力してください。
ロケーション名	ローケーションを入力してください。
使用するモデル	モデル名を入力してください。モデルは常にバージョンアップされ、モデルによって動作の安定度合いや精度が異なります。 Geminiの最新情報はこちらをご確認ください。
サービスアカウントキー	ご契約中のAIモデルのアカウントキーを選択してください。

設定項目を入力後、「保存」をクリックします。
「接続テスト」をクリック、「接続しました」と表示されれば接続完了です。

8-2 読み込み定義設定

接続先テーブル作成

データ格納用のテーブルが必要です。
テーブルは、固定フォーム・汎用フォームにかかわらず、以下２つが必ず必要となります。

テーブル種類	内容	例
ヘッダー用	読み込みページ全体に一意にかかる情報。	御見積書での「宛先会社名」など
明細用	読み込みページ内に同じ項目でデータが複数存在する情報。	御見積書での「品目名」「金額」など

また、データヘッダー用とデータ明細用の情報をを紐づけるための項目をそれぞれのテーブルに設定しておいてください（例：見積書での「見積書番号」など）

なお、データとして設定できる「自動採番」型の項目については、キー項目として使用できないため、ご注意ください。（設定はできますが、読み取り時にエラーとなります。）

データ格納用のテーブルが必要です。
テーブル作成方法は、2.テーブル作成をご参照ください。

OCRフォーム定義

サンプルフォーム（PDF）を使用し、テーブルと実際にPDFから取り込みたい部分をWEB画面上で紐づけます。設定方法は以下の通りです。

①ポータル画面の「OCR」メニューをクリックします。

②「OCRフォーム定義画面」が表示されますので、右上の「新規作成」をクリックします。

OCRフォーム定義には、「固定フォーム定義」と「汎用フォーム定義」の2種類があります。
用途に合わせて選択してください。

固定フォーム定義

取り込むドキュメントのフォーマットが一つに決まっている場合に使用します。

①定義用のサンプルフォーマット（PDF）をアップロードします。「画像を選択」をクリックするか、ドラッグアンドドロップしてください。

②「OCRフォーム定義登録画面」が表示されます。各項目を設定します。

フォーム定義名：任意の定義名を入力します。
OCR接続定義：①接続設定で設定した定義名を選択します。
連携方法：連携先のテーブルを選択します。
「追加」…データを追加します。
「洗替（更新）」…既存データを更新します。

ヘッダー部分の定義
請求書や御見積書の場合は、以下の通りヘッダー部分と明細にデータが分かれる為、それぞれの設定を行います。

①ヘッダー部分のデータを格納するテーブルを選択します。

②テーブルを選択するとテーブル内のカラム一覧が表示されますので、各カラムに対応する部分をサンプルフォームから設定します。

例）カラム「costomer」を設定する場合
１．水色のボタンをクリック
２．切り取り枠を移動・サイズ変更
３．「保存」ボタンをクリック
４．サンプル値を入力　
※サンプル値に「サンプル株式会社」と入力することにより、生成AIが適切なデータ（御中を省くなど）が格納されるようになります。
また、コメントを入力することにより、さらに精度を上げることができます。

③ヘッダー部分の定義が完了したら、「テーブル形式を登録する」をクリックします。

明細部分の定義
①各項目を設定します。

テーブル定義名：任意の定義名を入力します。
マッピング先テーブル名：明細部分のデータを格納するテーブルを選択します。
列名：表の見出しを入力します。
※表内すべての列を左から順に定義します。
サンプル値：1行目の値を入力します。
カラム名：テーブル格納先のカラム名を選択します。

例）1列目を定義する場合
１．列名を入力
２．サンプル値（1行目の値）を入力
３．格納するカラムをリストから選択
※サンプル値に「10000」と入力することにより、生成AIが適切なデータ（カンマを省くなど）が格納されるようになります。
　また、コメントを入力することにより、さらに精度を上げることができる。