プライベートで利用しているスマートフォンがAndroidの方は、多くの方がGoogleアカウントを所持しており日常的にGmailやGoogleカレンダーを使っていることと思います。
使い始めるのが簡単で、無料のアカウント一つでさまざまなアプリケーションと情報連携をして使える便利なこれらのアプリケーションですが、「Google Workspace」という名前で、ビジネスや教育の場で組織のコミュニケーションツールとして利用されているのをご存知ですか？
コロナウイルスの流行をきっかけに、対面以外での業務を行う機会も増え、Google Workspaceの需要はどんどん高まってきています。
今回は、このGoogle Workspaceについて、需要が高まっている理由やサービス内容などをご紹介していきます。
Google Workspaceの概要
まずはGoogle Workspaceの概要からご紹介します。
Google Workspaceは、以前のG Suiteとして知られていたサービスを発展させたもので、クラウドベースの組織向けツールです。
Google が提供するサービスの統合プラットフォームで、Gmail（電子メール）、Google ドキュメント（文書作成）、GoogleSpredSheet（表計算）、Googleスライド（プレゼンテーション）、Googleカレンダー（日程管理）など、さまざまなビジネスアプリケーションが含まれています。
Google Workspace が人気な理由としては、チームでの共同作業に優れた機能が多くある点や、環境やデバイスに利用可否が左右されにくい点が挙げられます。
Google Workspace サービス一覧
Google Workspaceが人気な理由としてチームでの共同作業に優れた機能が多くあると説明しましたが、具体的にはどのようなツール・サービスがあるのかをご紹介いたします。
Gmail
GmailはGoogleの電子メールサービスです。
無料版のメールアドレスをプライベートで利用している方も多くいるかと思いますが、有料版では”gmail.com”ではない形式の会社独自ドメインを利用することができます。
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド
クラウドベースでの文書作成、データ分析、プレゼンテーション作成が可能なツールで、MicrosoftのWord、Excel、PowerPointの代わりとしても使用できます。
複数名での共同編集が可能で、MicrosoftのExcelやPowerPointで作られたファイルはそれぞれの機能でそのまま開くことができます。
Google Meet
オンラインビデオ会議ツールで、リモートワークや遠隔のコラボレーションを強化します。
音声によるビデオ通話だけでなく、画面共有、チャットなどの機能もあります。
Googleカレンダー
予定を管理するためのツールで、組織内の人と予定の共有が行えます。
一部のプランでは、外部の方の予約を受け付けるための、予約スケジュール機能があり、Googleカレンダーに登録した自身の予定と連動させながら、簡単に日程調整を行うことができます。
Googleサイト
HTMLなどの知識がなくとも簡単にWebサイトが作成できる機能です。
テンプレートも用意されており、組織内の情報を集約したサイトや交流サイトなどを時間をかけずに作成することができます。
Google Vault
データを記録し、法的要件で電子情報の開示が必要となった際などに、Google Workspace上のファイルやメッセージの検索や書き出しができる管理者側の機能です。
Jamboard
電子版ホワイトボードで、指やペンを使って自由に文字や絵が描けるツールです。
タブレット端末などから利用することも多いGoogle Workspaceならではの機能で、複数端末から同時に書き込むことができます。
Google Drive
クラウド上にドキュメントや動画データなどを格納できるクラウドストレージサービスです。
Google Workspaceの基本のストレージ上限はユーザあたり30GB、プランによって2TBや5TBのストレージを利用することもできます。
そのほかにも、メッセージが送り合えるGoogle Chatや、組織内で利用できるSNSサービスのGoogle Currentsなど、複数名で業務を行う上であると便利な機能が多く用意されています。
また、Vault以外にもあると便利な管理者側機能が多く用意されており、組織内で利用している端末に遠隔で指定したアプリの配信をしたり、紛失時には利用しているスマートフォンの機密データを管理画面から遠隔で削除することも可能です。
Google Workspaceの導入が向いている会社
ここまで、Google Workspaceの概要とサービスをご紹介してきましたが、世の中にはメールやファイル編集ツール、ビデオ会議システムを含んだツールセットは多く存在します。
そのような中でGoogle Workspaceがどのような会社に向いているのか、向いている会社の特徴をご紹介いたします。
ローカル上でのファイル管理をなくしたい会社
少し前までのPC環境では、ファイルをダウンロードし、PC上で編集をする仕事の進め方がメジャーでしたが、インターネット環境が整備されリモートワークが普及したことにより進め方が変わりつつあります。
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、クラウド上で同時に複数名と編集ができます。
同時編集ができるため、ファイルをダウンロードし、PC上で編集をして再度アップロードという手間がかからず、それぞれの編集によってデータに差が生じることもありません。
PCが物理的に壊れてしまった際も、クラウド上で管理していることから、別のPCからデータに再度アクセスし、すぐに業務を再開することができる利便性があります。このようなクラウド上でのファイル管理を重要視している会社におすすめです。
チームでの共同作業が多い会社
一つ前の内容と少し重なる部分がありますが、Google Workspaceはクラウド上にデータがあり、複数名で同時に編集ができる為、チームで台帳や管理表などのデータ更新を行う機会が多い場合におすすめです。
履歴管理機能があり、データ上でトラブルが起きた際には更新者や更新前データができる為、復旧や確認が容易です。
編集されることを避けたい場合には、アクセス権設定から閲覧のみに設定することもできる為、編集することだけでなく、組織内でのファイルの取り扱いコントロールも細かく設定することができます。
様々な環境から仕事をする会社
Google Workspaceはクラウドベースであり、インターネットがあればどこからでもアクセスできます。
WindowsやMACなど社内で利用するパソコンのOSが統一されていない場合や、タブレットやスマートフォンでの業務がメインの方でも簡単にアクセスすることができるため、デバイスに依存しない柔軟な働き方を実現します。
部署や業務内容によって使うデバイスが異なる場合には非常におすすめです。
利用する際の注意点と対策
ここまでGoogle Workspaceの魅力をお伝えしてきましたが、Google Workspaceを利用する上で理解しておきたい注意点がある為、対策と合わせてご紹介いたします。
インターネット接続が必要であること
魅力としてお伝えしてきたGoogle Workspaceのクラウドベースである部分は、利用時にはインターネット環境が必要となる為、注意しなければならないポイントでもあります。
ただし、Google Workspaceではないツールを使っていてもインターネットがない環境ではデータ共有の為には外部記憶媒体を利用しなければ共有ができません。
また、現代においてはインターネットが全く使えない環境で業務を行うことも少ないのではないかと思いますが、もしも不安な場合はメインのネットワーク環境にトラブルがあった際に利用できる接続先を準備しておきましょう。
様々な環境からアクセスができること
Google Workspaceはクラウドベースの為、様々な環境からのアクセスが可能です。
便利な反面、どこからでもアクセスできることで、かえってセキュリティの面で不安になる方も少なくないのではないかと思います。
データを守るために、Google Workspaceでは2段階認証設定や不審なログインの通知設定など、プランによって様々なセキュリティ機能が用意されています。
会社で取り扱う情報の機密レベルなどに応じてプランを変更し、利用時にはセキュリティ設定を有効にして意図しないアクセスの対策をしておきましょう。
まとめ
Google Workspaceは、時代のニーズに合わせながら、多様な業務スタイルでも活躍できる非常に心強いツールの一つです。
Gmailを中心に、プライベートで無料の機能を使っている人も多いため、インターフェースなどに使いづらさ・抵抗感を感じる方も少なく、利用を始めやすい点も魅力のように思います。
今回は紹介しきれませんでしたが、Google Workspaceは様々なプランがあり、プランによって主に利用人数やセキュリティ機能などに違いがありますので、導入する際には、利用目的と規模を整理した上でぜひご自身に合ったプランを選択ください。
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