「グループウェアは具体的にどのような機能があるのか知りたい」
「グループウェアを選ぶ基準がよく分からない」
と思うことはあるのではないでしょうか。
グループウェアとは、メールやスケジュール管理、チャットや施設予約の機能などが組み込まれたソフトウェアのことで、本記事ではグループウェアの特徴やどんな点で役に立つのかについて詳しく解説していきます。
グループウェアとは
グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのツールです。
複数の機能を統合したソフトウェアパッケージであり、共有カレンダーやメール、ファイル共有、タスク管理、チャットなど、さまざまな機能を持ちます。
これにより、チームメンバーは情報の共有やコミュニケーションを円滑に行うことができます。
類似したシステムに社内SNSがありますが、チャットやメールなどのコミュニケーションを重視したシステムです。グループウェアには、これらに加えて業務の生産性向上のための機能が搭載されています。
グループウェアの機能
それでは、グループウェアには具体的にどのような機能があるのでしょうか。
ここではグループウェアに搭載される代表的な機能をご紹介します。
ビジネスチャット
LINEのようにチャットを行える機能です。
迅速かつ手軽にコミュニケーションが取れ、ちょっとした打ち合わせや業務内容の確認などをわざわざ電話やメールで行う必要がなくなります。
1体1だけでなく複数人でのチャットも行えるため、情報交換が簡単にできます。
チャットからWeb会議にスムーズに移行することもメリットです。
スケジュール管理
個人・グループメンバーのスケジュールを共有し管理できる機能です。
部署やチームごとに、グループ全員のスケジュールをまとめて閲覧できるため、メンバー間のスケジュール調整がしやすくなります。
社内行事やミーティング、Web会議といった複数人での日程調整を行う際に役立ちます。他のメンバーの外出予定やテレワーク状況などが簡単に把握できるため、電話の取り次ぎや連絡するタイミングを把握しやすくなるメリットもあります。
設備予約
会議室やプロジェクターなどの施設や備品を予約できる機能です。
施設や備品の利用や空き状況を一覧で確認できるほか、新規予約や変更、キャンセルなども行えます。
予約作業を効率化し、重複予約によるトラブルの防止にもつながります。
グループウェアによっては使用状況のレポートを出力することも可能です。
掲示板・回覧板
社内文書の回覧や人事や総務などの各種通達などをグループウェアで共有する機能です。
掲示板は通知や通達などの一般情報を広く周知させるもので、連絡事項を入力・発信・共有できる機能です。回覧板は決められたメンバー内で情報を共有するもので、連絡事項の入力と合わせて公開日時や閲覧権限を設定し、必要な情報を必要なメンバーだけに伝えられます。発信者・閲覧者ともにシンプルな操作で情報伝達や確認が可能になります。
紙やメール送信などの方法で連絡事項を周知するのと比べ、大切な連絡を見逃さなくなることが期待できます。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、文書や資料、動画などのファイルを保存して共有できる機能です。ワークグループのメンバーで共有したい書類や文書などのファイルのほか、画像や動画などをグループウェア内のフォルダに格納すれば、メンバーはいつでも閲覧可能です。
メールで送れない大きな容量のファイルも簡単に共有でき、検索機能で目的のファイルを簡単に見つけられます。
ファイルのアクセス制限や閲覧権限の付与ができるグループウェアであれば、閲覧できるグループやメンバーを制限でき、セキュリティとコンプライアンスを強化できます。
ワークフロー
ワークフローとは、見積書や稟議など上長への承認が必要な書類の作成や申請・承認といったフローが行える機能です。
申請書の作成や承認、決済などを行う機能。これらの手続きを電子化し、システム内で迅速に処理することが可能です。
スマートフォンのようなモバイル端末にも対応しているため、外出先やテレワークでも申請や承認作業を行えます。
その他機能
ご紹介した機能の他にも以下のような機能も存在します。
目的に応じて必要な機能をもつグループウェアを選びましょう。
・タスク管理機能
・ToDo機能
・日報機能
・メール機能（メッセージ機能）
・社内SNS機能
・メモ機能
・プロジェクト管理機能
・レポート機能
・議事録機能
・アンケート機能
・アドレス帳機能 など
グループウェアのメリット
情報共有にかかる時間を削減
グループウェアを利用すると、情報共有にかかる時間を削減できます。
社内で必要な情報を必要なタイミングで共有できるようになるため、業務効率化の実現が期待できます。
全社的に広報をしたい場合には、掲示板機能を活用することで、それぞれの部署や部門ごとに連絡を入れる必要がなくなります。
チャット機能は、メールのようなあいさつの文言や締めの言葉など、堅苦しく冗長な表現を使わずに用件のみを端的に伝えられるため、情報伝達のスピードも早くなります。
メンバーの予定、ちょっとした連絡、会議の資料など多くのものを対象のメンバーにすばやく共有できるのもポイントです。
例えばスケジュール管理があれば当事者に確認しなくても、アポイントメントや会議の予定を入れられます。
事務作業の効率化
従来の紙媒体の回付のように「どこで書類が止まっているかわからない」などのトラブルが解消され、直接渡さないと承認してもらえなかった稟議書や、口頭やメールでの説明が必須だった報告などを、気づいたタイミングで実施できる、業務の効率化につながります。
こういった場合、回覧板機能では、必要な情報を漏れなく全員へ迅速に周知することが可能です。
各種申請や稟議書類の回付などは、ワークフロー機能でペーパーレス化すれば、進捗の可視化を行え、どこにいても決裁を行えるようにもなります。
コミュニケーションを改善するグループウェアは、業務の生産性に大きく影響する重要なツールと言えます。
コミュニケーションの活発化
社内のコミュニケーションの活性化にもつながります。チャットを使ったチーム内でのコミュニケーションはもちろん、掲示板や社内SNSを使って、マネジメント層とも双方向のコミュニケーションが取れる体制を整えることができます。
電話やFAX、メールなどを使用していた連絡や相談といったコミュニケーションを取りづらかった相手とも、チャット機能を使うことで気軽にメッセージをやり取りできるようになり、社内の風通しが良くなることが期待できます。
グループ作業の生産性向上
一人一人がやるべきタスクと、全体の業務進捗状況が一目で把握できるため、グループ作業の生産性向上が期待できます。
チャットを使って不明点を素早く解消したり、進捗の遅れているメンバーをフォローしたりといった体制を取りやすいのもメリットです。
業務上必要となる情報を素早く入手できるため、情報伝達の遅れによる業務の滞りも起こりにくくなります。
グループウェアのデメリット
部門・役職を超えたコミュニケーションは運用次第
グループウェアには、部署や役職によってアクセスできる情報を制限する機能が備わっています。デフォルト設定のまま利用すると、チャットや掲示板機能を利用する際に、一般社員がスレッドを作成できない設定になっている場合があります。
また、チャット作成には管理者の許可を要することが多く、部門や役職を越えたチャット作成には許可が下りない場合もあります。
運用に注意しないと、各部門内など狭い範囲でのコミュニケーションしかできない状態になりえます。
導入には費用がかかる
グループウェアは導入・運用にコストがかかります。
利用人数によっても費用が変わるため、全社的に導入するよりも、特定の部署のみに導入した方が高い費用対効果を得られる場合もあります。
長期的な視点から、負担するコストと得られるリターンを考えて、自社に合った規模と価格帯のグループウェアを導入する必要ががあります。
活用を促す教育・サポートが必要
グループウェアを導入しても、社内に定着しなければ意味がありません。
実際に使用する社員が機能を十分に活用できなければ、効率化が実現されません。
またグループウェアを使う目的を説明しないと、「操作を覚えるのが面倒」と思われて浸透しないおそれもあります。
導入後に定着させるためにも、マニュアル整備や勉強会を実施するなどして、活用をサポートしていく体制が必要です。
グループウェアの選定ポイント
グループウェアを提供している会社は多く、数十にのぼります。
どのグループウェアを選ぶべきか、どのように選ぶべきか、以下を参考にしてみてください。
導入の目的に合っているか
グループウェアに、自社で使いたい機能が含まれているかを確認しましょう。
多くの機能が含まれていても、自社で使いたい機能が入っていなければ意味がありません。
選ぶ前に「グループウェアをなぜ使いたいのか」目的を明確にしておくことが大切です。
「導入してもニーズが低いため利用されない」「ほかのシステムで代用が可能だった」といった失敗が起こらないようにしましょう。
企業によっては、ひとつのグループウェアに特化することなく、たとえばタスク管理には別のツールを利用するケースもあります。そのため、グループウェアの機能を利用してどのような課題を解決したいのかを確認しましょう。
操作性が良いか
グループウェアを選ぶときは、操作性がよいかどうかをチェックしましょう。
社員が日常業務で問題なく使いこなせるかも、グループウェアの重要な選択基準です。
機能が充実していても操作が難しくて使いにくい場合は、情報共有や伝達がスムーズに行えない可能性があります。
また、グループウェアは他のソフトウェアに比べて利用できる機能が豊富なため、覚えるべき操作も多くなり得ます。
自社の環境にマッチした製品だとしても、社員が使いこなせない可能性があるため、社員のITリテラシーに合わせて機能性と使いやすさのバランスを取ることが重要です。
コストはどのくらいかかるか
グループウェアの導入にはコストが発生します。発生するコストには、導入時のイニシャルコストに加えて運用時のランニングコストも含める必要があります。
クラウド型の場合、初期導入コストは抑えられますが、月額料金や必要な機能を使うためのオプション料金がかかることもあります。
機能をすべて盛り込むとコストが高くなりますが、必要最低限の機能に限ればコストを低く抑えることもできます。
適切なコストにおさめるために、グループウェアを使って何をしたいのかを再度確認し、初期費用の安さだけでなく導入後のランニングコストまで計算して、複数のグループウェアを比較しましょう。
セキュリティ対策がどの程度なされているか
グループウェアの選定にあたっては、セキュリティの観点も検討しなければなりません。
グループウェア内で、人事や経理などの社外秘扱情報や社員の個人情報、顧客情報などを格納する場合もあるため、これらの情報漏えいを防ぐ必要があります。
マルウェア対策やアクセス制限、暗号化などの基本的なセキュリティ機能や、ユーザー認証や権限制御といったセキュリティのための機能も重要視しましょう。
グループウェア導入後には、ユーザー認証やアクセス制限を適切に使用して、セキュリティに配慮した運用を行う必要がありますのでそこも注意しましょう。
まとめ
グループウェアは機能が多く種類も多岐に渡るため、導入に失敗するリスクが少なくありません。システムの特徴や機能をよく調べて慎重に検討しましょう。
株式会社KUIXではクラウドを用いたシステムの開発やコンサルティング、システム導入の支援を行っています。
グループウェアの導入をご検討される際は、ぜひ一度ご連絡ください！お問い合わせはこちらから
