会社でBIツールを導入することになったけど、
「具体的に導入によりどのようなメリットがあるのかわからない…」
「成功事例や失敗事例にどのようなものがあるのかわからない…」
というお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
最近、データ分析の重要性が高まっている、などの話題を耳にすることも増えてきました。
様々な業種の会社でデータを使って業務の高度化や効率化で成功している事例もあります。
本記事では、BIツール導入に多くの知見のある株式会社KUIXがこれまでのプロジェクトの経験をもとにBI導入のポイントをご紹介させて頂きます！
BIツールとは
BIツールは一言でいうと「大量データ」を「簡単」に「可視化」するソフトウェアです。
その歴史は非常に長いですが、昨今経営環境の変化とIT環境の進化を背景として導入人気が高まっています。BIツールを導入した企業は大量のデータを分析し自社ビジネスを取り巻く環境で何が起きているのか？を迅速に把握できるようになります。
一方で、導入後もしっかりユーザのフォローアップをしないと利用が進まないシステムの代名詞であるともいえます。本記事が、成功するBI導入の知見を深めるきっかけとなり、貴社プロジェクトを進める一助となりますと幸いでございます。
BIツールを導入するメリット
集計・分析業務の効率化
数値の集計・分析をExcelで行っている会社は多いですが、スキル不足や時間がかかるなどといった課題感を持たれているのではないでしょうか。
BIツールはExcelとは違って何百万、何千万の大量のデータをスピーディーに集計することが出来ますのでExcelより圧倒的に効率的です。
また、ワンボタンで様々なグラフを表示したり、複数のデータソースの結合、欠損データの補完、イレギュラーデータの自動削除など分析に特化した機能が標準で備わっていますのでExcelのように数式をたくさん書いてデータを集計していくようなことは不要です。
社内データの集約
社内の複数システムからCSVデータを取得し一つのExcelにまとめて集計するような作業を実施する時にも効果的です。このような作業は非生産的でとてもフラストレーションの溜まるものかと思います。
BIツールは、システムのデータベースなどと直接接続しデータを取得することができます。そのため、システムはばらばらでも一つのBIツールにデータを集約させることでユーザにとっては好きなデータが何でもそろっているデータの集約環境を実現することが可能です。
経営と現場のコンセンサスの醸成
同じ数字でもレポートを作った担当者や部署毎で数字が微妙に違ったり、ということはないでしょうか？
そのような状況は経営層にとっては非常にフラストレーションの溜まる原因になります。このような数字の差異は往々にして集計中のミスや、四捨五入などの数字の丸め誤差に起因します。
BIツールを導入すれば同じデータを様々なカット、粒度で集計できるようになるため人間の手が入らないことにより組織内の数字の齟齬がなくなります。これにより経営層から現場までが同じ数字で同じ状況認識をすることができ、コンセンサスをスムーズに取っていくことができます。
BIツールの機能
上述のようなメリットをもたらすBIツールですが具体的にどのような機能があるのか見ていきましょう。
大量データのサマライズと可視化
まずは大量データをサマライズする機能です。BIツールを導入し、社内のデータベースと接続するとデータベース内の項目がすぐに一元化できます。
項目は「メジャー（例：売上、仕入金額など）」と呼ばれる数値項目と「ディメンション（商品、店舗、顧客IDなど）」と呼ばれる切り口の項目に自動で分類され、これらの項目をExcelのPivotテーブルのように項目を持ってくるだけで集計結果が表示されます！
また10－20年前は表形式のBIツールが主流でしたが最近のBIツールはヴィジュアライズがメインですので集計結果をもとに棒グラフや円グラフ、折れ線グラフなど様々なグラフをすぐに作成できます。AIで最適なビジュアルを自動で出力してくれるツールもあります。
データの深堀
続いての使い方はデータの深堀です。サマライズして大量データ全体の傾向をつかんだ後に傾向の原因をより細かいディメンションや違うカットのディメンションで分析することが出来ます。
例えば初月から現在までの売上が減少傾向にある場合、年度のディメンションを追加して昨対を調べたり、商品軸のディメンションを追加して商品別でどの商品群が減少傾向にあるか？などを深堀分析することが可能です。
定型レポートの構築
BIツールは一度作成したレポートを保存することが出来ます。
保存したレポートは次回出力すると最新のデータで表示されるため毎回レポートを作成する手間がなくなります。
また他ユーザへの共有なども簡単に行えますので会社内で代表のユーザが提携レポートを構築すれば同じようなレポートを他のユーザが作成しなくてもよくなり、業務効率化につながります。
データの出力（Excel, CSV形式でのダウンロード）
BIツールのグラフや表のデータはCSVなどにダウンロードすることが可能です。ただし、ダウンロード機能の使い勝手はBIツールによって様々なためBIツールの選定時にダウンロード機能を重視するかどうかは決めておくべきポイントです。
本来BIツールを導入すればその先のExcel帳票の作成は必要ないはずですが、多くの会社で経営層が直接BIツールを参照するまでに至らず、結局Excel帳票の作成は必要、というケースがあります。
会社の文化はそうすぐには変えられないものなので割り切ってExcelダウンロード機能を重視して製品選定するのも一案です。
BIツール導入時の基本構成
次にBIツールを導入する際の基本構成です。BIツール導入にあたってはデータソースからデータを取得する連携機能（ETL）と連携したデータを保存するデータウェアハウス（DWH）と保存したデータを閲覧するBIツールの3つが必要です。BIツールによってはこれら3つの機能を単独で提供していますが、社内のデータ量が大量にある、などの場合は各機能に特化した製品を別で導入するなどの検討も必要です。
ETL
データソースからデータを取得する機能です。データソースには様々なデータベース製品（例：Oracle , SQLサーバ）や社内のExcelデータ、CSV、また昨今はクラウドサービスなどもあります。
これらのデータを取得する際に設定だけで簡単にどんなソースからもデータを取得し、また対向のDWHに対してデータを事前加工し格納できるツールがETLです。
KUIXのETL製品である「SMART DATA COLLECTOR」はこれまでにKUIXが経験した多くのプロジェクトの知見を基に開発されたサービスです。様々なデータベースやエクセルと接続設定を行うだけでデータが対向のDWHに格納できるようになります。スケジュールの連携設定やSQLでデータを事前加工もできる上に他製品と比較し安価に導入が可能です。詳しくはこちらから
DWH
ETL経由で集められたデータを一元的に管理するのがDWHです。
DWHは社内のデータベースなどを利用するケースもありますが、最近はクラウドサービスが安価で高品質なためGoogleのBigQueryやSnowFlake、AmazonのRedshiftなどの選択が増えています。
BI
DWHで集めたデータはBIツールを使って可視化します。BIツールに関しての説明は前述のとおりです。
BIツールがどのDWHと接続可能か？ETLやDWHの機能を保有しているのか？は重要なポイントのため是非選定ポイントに加えるとよいでしょう。
BIツールの失敗あるある
このように導入すると多くのメリットがあるBIツールですが失敗事例も多くあります。弊社で見てきたよくある失敗事例を紹介していきます。
BIを入れた後の業務設計ができていない
まずはBIを入れることが目的になっており入れた後のことを考えていないケースです。
「そんなのあるの？」と思われたかと思いますがかなりよくあります。特に全社のデータ分析環境を統合しよう！といったかなりハイレベルな目標設計がなされている場合や基幹システム刷新に合わせてBIを入れようといった副次的なプロジェクトになる場合に多いです。
特定業務が人間の手ではどうしようもなくなりBIツールを入れる、というケースは導入後にBIを利用する業務が明確なためうまくいくケースが多いですが、「統合分析環境」といったキーワードだけが先行している場合、導入後BIを使ってどの業務をどう変えていくんだ？という業務設計がプロジェクトの対象になっていないケースが多く、帳票だけ作って業務には使えないという事態に陥ります。
KUIXではBIで開発に入る前の要件定義の段階で業務コンサルテーションも実施し、そもそもどのようなBIを何のために入れるのか？という点からお客様と一緒になって解を見出していくアプローチをとっております。
教育・啓蒙が最初だけ
これもよくあるケースですね。リリース当初はしっかりコンテンツを作ってユーザへの教育、啓蒙を行いますが最初に全ユーザ向けの説明会などを何度かやってプロジェクトクローズ、そのまま教育・啓蒙を行わない、という流れです。
弊社のお客様でも既に導入されていたBIが全く使われていないケースはよくあり、お話を聞くとほぼ100％現時点で教育がされていないです。そしてそれを展開側ではなくユーザ側のせいにしているケースも多く見ますが、これらは完全なる誤りです。
かの山本五十六も「やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ」と言っている通り、どんなに素晴らしいBIツールの環境を提供しても1度の教育程度ではこれまでの業務を変えようとはしません。
弊社も様々なお客様を見てきましたがいきなり展開がスムーズにいくケースはほぼなく、泥臭い程の愚直な展開を続けてようやく徐々に使う人が増えていくようなイメージです。BIを入れて明確に楽になるにもかかわらず、人間はそれくらいしないとこれまでのやり方を変えてくれないのです。
固定化された帳票を使いすぎている
BIのメリットは自由に分析ができることにあるにもかかわらず、最初にユーザの要件をしっかり聞いた上で細かい要望まですべて盛り込んだ固定帳票を大量に作るケースに陥る場合があります。
このような帳票を大量に作ると初期開発コストが多くかかる上にユーザにとってはBIツールとは帳票ツールであって自分で帳票を作るものではない、という認識となり多少の変更などでも問い合わせをするようになります。
もちろん、白紙の状態ですべて自分で作ってくれ、というのもスキルがない中においては使い勝手が悪いためどこまで固定化された帳票にするのか？はバランスが重要です。
BIツール導入時に検討すべきこと
次にBIツール導入を失敗しないために検討すべきことをピックアップしてお伝えします。
誰のため、何のためにBIを入れるのか？
まずはBIツールをメインで利用するのはだれか？を考えましょう。
よくあるのが「経営層向けダッシュボード」など経営層に向けたツールにする取組ですが、本当に貴社の経営層はBIのようなシステムを使いこなせますでしょうか？使いこなせない場合、作ったところですべて無駄になります。
このような視点から最初のコンセプト作りは極めて重要です。誰がどのようなシーンで利用し、どのような価値を得られるのか？を具体的かつ明確に定義して進めることが重要です。またBIに関しては基本的にパッケージソフトの導入になりますので早期にモックアップ環境などを構築し当初のコンセプトが実現できるのか？の検証をすることも一案です。
展開方法
利用されるBIにするために展開方法は極めて重要です。
例えばある程度目的ごとの帳票をラインナップしておくか、または完全にユーザが自由に分析できるセルフサービス型の展開にするか、その中間で行くのかなどは重要な検討ポイントです。
また利用用途もビジュアライズして傾向を掴むことを主とするのか、Excelやパワーポイントなどの資料の元ネタのデータを簡単に取り出すことを主とするのか、などでも選定する製品なども変わってきますので重要なポイントです。まずは貴社と導入目的にFITする展開方法（コンセプト）を考えましょう。
教育・啓蒙
失敗例で述べた通り、BIツールを社内で浸透させるのはどんなに素晴らしいツールを使っても簡単ではありません。これを実現するには長い時間をかける覚悟でしっかりした教育・啓蒙活動を行うことです。
弊社のお客様では毎週数回の教育講座を導入後数年たった今でも続けており、ユーザがいつでも好きな時に講座を受けれるようにしています。こうした地道な努力が実を結び徐々にきちんと活用できるユーザが増えていくのです。
まとめ
BIの意味やBIツールを導入するメリットなどについてお話ししましたがいかがでしたでしょうか。
BIツールは今の変化の速い世の中でデータから状況を迅速につかむにはなくてはならない機能です。
一方で導入にあたっては決して簡単なツールではなく、データ分析の文化醸成と並行して進める必要があります。このコラムを読んで皆様のBI導入が少しでもうまくいくことをお祈りしております。
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